榕职院综〔2020〕19号《福州职业技术学院货物和服务验收管理办法(试行)》的通知

发布者:招标中心管理员发布时间:2020-06-15浏览次数:68





榕职院综〔202019


关于印发

《福州职业技术学院货物和服务验收管理办法(试行)》的通知


各系(部、院)、中心、处室、馆:

为进一步规范学校货物和服务验收工作,201912262019年第23次校长办公会研究通过,现将《福州职业技术学院货物和服务验收管理办法(试行)》印发给你们,请认真贯彻执行。


福州职业技术学院

202058

福州职业技术学院校长办公室             202058日印发



福州职业技术学院

货物和服务验收管理办法(试行)


第一章  总 则


第一条  为进一步规范学校货物和服务验收工作,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》及《关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》(财库〔2016205号)等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括仪器仪表、设备、材料、耗材、家具、计算机成品软件等;所称服务,是指除工程和货物以外的其他采购对象。

第三条  凡使用学校经费采购货物和服务,以及捐赠的货物和服务的验收,除国家或行业另有规定外,均适用本办法。

第四条 验收工作应遵循“用户主导、多方参与、相互监督、权责明确”的原则。

第五条 学校采购与招投标管理领导小组负责学校验收领导工作,采购与招标中心是学校货物和服务验收归口管理部门。采购与招标中心、申购单位、使用部门、职能部门、资产部门要密切配合各司其职,各负其责。

(一)采购与招标中心负责学校验收管理制度的制订与落实,组织学校综合验收工作。

(二)申购部门负责项目预验收,组织自行验收,以及项目档案归档工作;对不符合合同要求的,向供货商提出退货或索赔。

(三)资产部门、使用部门、职能部门参与验收工作,确认货物和服务符合合同的要求。

第六条 技术复杂的采购项目可邀请专家参与验收,凡单台套10万元(含)以上或合同金额100万元(含)以上的固定资产采购项目的验收,须邀请专家参与验收;涉及到大型、贵重、精密等特殊设备(单台套30万元(含)以上)预验收、验收工作,可邀请专业机构进行检测。邀请专家人数应不少于3人(单数),专家的费用按照学校相关规定支付。


第二章  验收分类及组织


第七条  验收分类

验收分为自行验收和综合验收。

(一)自行验收适用范围:

1.采购金额在20万元以下货物类项目;

2.捐赠的设备物资;

3.服务类项目。

(二)综合验收适用范围:

采购金额在20万元(含)以上货物类项目。

第八条  验收组织

(一)采购金额3万元以下项目或捐赠货物。

采用快速验收,由申购单位组织至少3人开展验收工作,报销时由验收、采购、监督人员在报销凭据上签字即可视为验收通过,并做好资料归档工作。

(二)采购金额3万元(含)以上项目。

经预验收后,供应商向学校提出《福州职业技术学院项目验收申请报告》(附件1)。

1.自行验收。申购单位组织成立自行验收小组,与供应商共同验收。

2.综合验收。由申购单位向采购与招标中心递交验收申请,采购与招标中心组织成立综合验收小组,与供应商共同验收。

第九条  相关投标供应商如对采购项目存在异议的,在验收时可邀请共同参加。

第十条  申购单位监督人员负责对整个验收过程进行监督


第三章  预验收内容


第十一条  进场准备

申购单位成立项目负责人和使用管理人员的预验收小组,预验收小组要熟悉采购合同,做好供应商进场准备工作。

第十二条  货物接收

(一)货物到校后,预验收小组应依照相关协议及时接收,并选择合适的地方放置。

(二)接到货物后,进行外观检查,检查仪器设备外包装是否完好,有无破损、碰伤、浸湿、受潮、变形等情况。

(三)如发现问题,应做详细记录,拍照留据,并及时向供货商反馈和报告申购单位负责人,由申购单位负责人做出处理意见。

第十三条  开箱验货

(一)预验收小组与供应商共同开展设备开箱验货工作。

(二)开箱后,检查货物及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。以供货合同最终承诺为依据,检查装箱单各项内容,逐件核对主机及附件的规格、型号、数量、技术指标、生产厂家,检查仪器设备说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书等随机资料是否齐全,并认真作好记录。

(三)开箱验货时发现供货设备与合同内容不一致的,项目负责人应立即报告申购单位负责人,未经同意,不得安装调试,否则不予验收。

第十四条  安装调试

预验收小组要严格按照合同约定、仪器设备使用说明书、操作手册的规定和程序督促供应商进行安装、调试,测试有关技术参数,做好详细记录。试运行原则上不少于一周。若货物出现质量问题,应书面通知采购与招标中心和供商,按合同有关条款办理。

第十五条  预验收结果

预验收小组负责开展预验收工作,如实填写《福州职业技术学院采购项目预验收书》和《福州职业技术学院采购项目预验收清单》(附件2),对预验收合格的,申请验收。对预验收不合格,申购单位应查明原因,及时处理。

第十六条  履约延期

采购项目因客观因素导致不能按时履约时,供应商应当及时填写《福州职业技术学院采购项目延期验收申请报告》(附件3),经申购单位审核后,按规定上报学校审批。审批同意后,申购单位应负责督促供应商在规定时间内完成采购项目。


第四章  验收内容


第十七条  自行验收

(一)验收小组组成。由申购部门负责人任组长,成员分别为项目负责人、使用管理人员、资产保管员、监督人员等相关人员。若申购单位和使用部门分离,验收时应当邀请实际使用人参与并依据项目合同、招标文件、投标文件等相关文件标准和要求,列出验收项目资料清单,制定验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容。

(二)邀请专家。若需邀请验收专家,申购单位负责填写《福州职业技术学院邀请验收专家申请表》(附件4),按规定上报校领导审批同意,邀请专家参与验收工作,并做好相关专家费用支付。

(三)验收程序。

1.货物类项目。分为准备、验收、总结和备案四个步骤。

1)验收准备。验收小组应当按照验收方案要求的时间、人员、地点召开验收前准备会,明确验收内容,并做好人员分工。

2)实地验收。按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约开展验收工作,验收内容包括外观、数量和技术质量、商务内容。

a.外观、数量验收。对合同、到货清单和实物(含样品)三者进行数量、型号、材质、配置等的核对,检查三者是否相符。检查外包装是否完好,拆箱后货物的外观有无破损,合格证、说明书、保修单等是否齐备。

b.技术质量验收。检查货物是否按规范进行安装,并通过运行调试(包括功能调试、技术指标调试、整机统调等)和仪器检测等方法,检查仪器设备的性能指标、技术质量。

c.商务内容验收。检验项目人员掌握仪器设备使用等情况以及提供的人员培训等是否符合合同规定的要求。

3)验收总结。验收工作完成后,需召开验收总结会,由验收小组成员汇报验收情况,填写《福州职业技术学院货物和服务项目验收报告》(附件5),对通过验收项目,验收小组成员现场签字确认。对未通过验收项目,应明确提出整改意见,发出《福州职业技术学院限期整改通知书》(附件6),申购单位负责供应商限期整改到位后,重新组织验收。

4)验收备案。验收完成后,申购单位应及时将验收项目资料递送采购与招标中心备案,加盖验收专用章后开展报销工作。

2.服务类项目。按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约要求,对服务期内的服务实施情况进行整体或分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收。分为进场、阶段和最终三个环节组织实施:

1)进场验收。申购单位应开展供应商进场考核验收工作,根据采购合同规定的准备工作、人员入驻、服务等情况进行考核。若存在不合格项目,申购单位应责令供应商限期整改到位。

2)阶段验收。申购单位应根据采购合同规定要求,建立周期考核制度(按照服务费支付周期情况)实行阶段考核验收,考核应当逐项对服务的内容、质量标准及要求等进行分项评定,全部合格的支付周期服务费;若存在不合格项目,申购单位应责令供应商限期整改到位,并按照合同要求扣除相应服务费用。

3)最终验收。项目履约时限到期后,申购单位根据采购合同规定要求,认真填写《福州职业技术学院货物和服务项目验收报告》,对项目全过程实施情况进行最终验收,对存在不合格项目,申购单位应责令供应商限期整改到位。对通过验收项目,验收小组成员现场签字确认。申购单位应及时将验收项目资料递送采购与招标中心备案,加盖验收专用章后开展最终报销工作。

第十八条   综合验收

(一)验收审核。申购单位负责向采购与招标中心递交供应商验收申请、预验收书、资料清单及相应资料,经审核无误后,采购与招标中心依据项目合同等相关文件标准和要求,制定验收方案,组成验收小组。

(二)验收小组组成。由采购与招标中心负责人任组长,成员分别为申购单位项目负责人、使用部门、职能部门、资产部门、监督人员等相关人员组成。

(三)邀请专家。采购与招标中心负责填写《福州职业技术学院邀请验收专家申请表》上报校领导,经审批同意后,邀请相关专家参与验收,专家费用由采购与招标中心负责支付。

(四)验收程序。分为准备、验收、总结三个步骤组织实施:

1.验收准备。采购与招标中心按照验收方案要求的时间、人员、地点召开验收前准备会,明确验收内容、程序,并做好人员分工。

2.实地验收。验收小组检查申购单位提交的验收材料,按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况开展核对工作。现场查看设备的完好程度,核对实物型号、规格、数量等相关信息是否一致,视实际条件抽测主要技术参数;同类设备数量众多时,可抽取不低于10%的样本进行查验,同时检验申购单位有关人员掌握仪器设备使用情况。

3.验收总结。验收工作完成后,需召开验收总结会,由验收小组成员汇报验收情况,认真填写《福州职业技术学院货物和服务项目验收报告》,对通过验收项目,验收小组成员现场签字确认。对未通过验收项目应明确提出整改意见,发出《福州职业技术学院限期整改通知书》,申购单位应负责供应商限期整改到位后,重新申请验收。

第十九条 验收不合格的,申购单位应视具体情况要求供应商限期整改:

(一)仪器设备或配件数量缺少、技术资料不齐全或货物(如仪器设备)外观破损,各使用单位应做好记录并及时要求供应商确认补充。

(二)货物达不到技术指标要求的,应及时与供应商沟通,并要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助;再次调试、测试后,技术指标仍达不到要求的,应及时向职能部门、采购与招标中心书面汇报。

(三)货物名称、型号与合同要求不符的,各使用单位应拒收,并要求供应商按合同约定提供符合要求的货物。

(四)服务项目,在履约过程中不符合合同约定的,应当通知供应商限期采取整改措施以达到合同约定的要求。

第二十条  凡限期整改不合格的项目,申购单位应及时上报采购与招标中心,采购与招标中心负责上报学校招投标领导小组研究处理意见。申购单位负责供应商违约情节汇总,开展索赔工作;采购与招标中心将供应商违约情况上报财政部门,并将其列入学校黑名单。

第二十一条  对验收结论有异议的,应当请双方认可的检测机构进行检测,检测费用由责任方支付。

第二十二条  最终验收合格后,申购单位应在15个工作日内到资产部门办理固定资产入账手续,凭验收报告、发票、立项报告、会议纪要、合同等到财务处报销。

第二十三条  申购单位应根据工作需要,建立健全验收实施细则和工作流程,分工明确,确保在采购与验收、验收与使用、使用与记账等环节,做到相互监督、相互制约。


第五章 纪律要求


第二十四条  责任追究

(一)参加验收人员必须认真履行验收职责,严格按规定要求验收,防止出现以次充好、偷工减料等损害学院利益的行为。对渎职、失职者要根据情节轻重,依法依规追究当事人及负责人的责任。

(二)参加验收人员不得收取供应商劳务费等报酬,也不得收受供应商宴请、礼品礼金等,一经发现将按相关规定处理。


第六章  


第二十五条 本办法由采购与招标中心负责解释。

第二十六条  本办法自颁布之日起施行,原《福州职业技术学院仪器设备验收管理办法(试行)》(榕职院综〔201679号)同时废止,学校其他文件规定与本办法不一致的,以本办法为准。



附件:1. 福州职业技术学院项目验收申请报告

2. 福州职业技术学院采购项目预验收书及清单

3. 福州职业技术学院采购项目延期验收申请报告

4. 福州职业技术学院邀请验收专家申请表

5. 福州职业技术学院货物和服务项目验收报告

6. 福州职业技术学院限期整改通知书

7. 福州职业技术学院验收工作流程图

8. 福州职业技术学院项目验收资料清单
















附件1


福州职业技术学院

项目验收申请报告



福州职业技术学院:

部门申请采购项目,项目金额:元,中标合同号:。已于年月日安装完成,年月日调试完毕,经天试运行,状态良好,现申请进行该项目验收。

特此报告!




项目供应商(印章):

供应商负责人:

年    月     日



附件2


福州职业技术学院采购项目预验收书


采购项目


合同号


供货时间


货物金额


供应商


申购单位项目经办或负责人

该项目技术、服务、安全标准均按合同规定履约,具体情况详见《福州职业技术学院采购项目验收清单》,该项目预验收合格,建议开展自行(或综合)验收。

签字:  

日期:   年   月   日

申购单位负责人意见

预验收合格,现同意(或申请)验收。



签字:  

日期:   年   月   日

附:福州职业技术学院采购项目预验收清单


福州职业技术学院采购项目预验收清单

序号

品目名称

数量

(单位)

单价

技术、服务

安全标准

随机资料(图纸、使用说明等)

调试、使用及

培训情况

存放地点

合格/

不合格

1









2









3









4









5









6









7









8









9









10









注:1.如本表无法写下全部内容,请添加行;

2.技术、服务及安全标准请参照标书进行填写,可按附件添加;

3.随机资料请填写具体资料名称.

附件3


福州职业技术学院采购项目延期验收申请报告

项 目 名 称:


供应商名称:


供应商联系人:


合同签订日期:


计划竣工日期:


申请延长期限:


项目延期申请理由(供应商填写)

福州职业技术学院:



供应商:(盖章)

日  期:

学校审批意见

申购单位意见:

申购部门:(盖章)

负责人签字:

日  期:                                    

职能部门意见:

职能部门:(盖章)

负责人签字:

日  期:

职能分管校领导意见:


签  字:

日  期:


附件4

福州职业技术学院邀请验收专家申请表

申请单位


申请时间


验收项目

名称


专家类别

及数量

技术类专家数量


经济类专家数量


法律类专家数量


聘请专家

方式

自行邀请    □系统抽选

专家费用


申请单位

意见



负责人签字(盖章):        

日期:   年  月  日

分管校领导

意见


校领导

意见



附件5




福州职业技术学院

货物和服务项目验收报告












验收日期:年月日



福州职业技术学院货物和服务项目验收书

采购项目


合同号


供货时间


货物金额


供应商


供应商负责人、电话


申购单位


申购项目负责人、电话


验收类别

自行验收                  □综合验收

序号

品目名称

数量

(单位)

单价

技术、服务

安全标准

验收情况

1






2






3






4






5






6






总体评价及验收意见

 该项目技术、服务、安全标准均按合同规定履约,验收合格。(该项目验收不合格,详见《限期整改通知书》。)

验收小组

验收人员:





监督人员:                 


验收小组组长:



验收时间:     年   月   日

(学院验收专用章)


附件6

福州职业技术学院限期整改通知书


采购项目


合同号


供货时间


货物金额


序号

品目名称

数量

(单位)

存在问题

整改时限

1





2





3





4





5





6





7





验收小组组长意见







签字:

日期:    年   月   日

供应商签收情况






签字并盖章:

日期:    年   月   日



附件7

福州职业技术学院验收工作流程图












自行验收综合验收



























附件8

福州职业技术学院验收项目资料清单


序号

资料名称

数量

/

提供单位

1

项目立项报告复印件

1


申购单位

2

项目会议纪要复印件

1


申购单位

3

项目采购与招标申请表复印件

1


申购单位

4

项目招标文件审批表复印件

1


申购单位

5

项目中标通知书复印件

1


供应商

6

项目投标文件复印件(可从系统中下载)

1


供应商

7

项目合同复印件

1


申购单位

8

项目延期验收申请报告

1


申购单位

9

项目预验收书与清单

1


申购单位







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